Datenschutz auf der Website: Was Coaches und Praxen beachten müssen

Jede Webseite, die personenbezogene Daten verarbeitet, braucht eine Datenschutzerklärung, und das ist schon der Fall, wenn ein Kontaktformular, ein Buchungswerkzeug oder eine Statistik eingebunden ist. In Deutschland und Österreich gilt dafür die Datenschutz-Grundverordnung, in der Schweiz seit dem 1. September 2023 das revidierte Datenschutzgesetz. Praxen müssen besonders sorgfältig sein, weil Angaben über Beschwerden Gesundheitsdaten sind und strenger geschützt werden.

Was in die Datenschutzerklärung gehört

Nach Art. 13 DSGVO informierst du die Besucher deiner Webseite, wer für die Daten verantwortlich ist und wie man dich erreicht, zu welchem Zweck und auf welcher Rechtsgrundlage du Daten verarbeitest, an wen sie gehen, wie lange du sie speicherst und welche Rechte die Besucher haben. Wenn Daten in ein Land außerhalb der EU gehen, etwa zu einem Anbieter in den USA, schreibst du auch das hinein.

In der Schweiz verlangt Art. 19 DSG mindestens die Identität und die Kontaktdaten des Verantwortlichen, den Zweck der Bearbeitung und die Empfänger. Gehen Daten ins Ausland, nennst du das Land und die Garantien, auf die du dich stützt. Viele Coaches mit Klienten aus der Schweiz und aus Deutschland schreiben eine Erklärung, die beiden Gesetzen genügt.

Die üblichen Bausteine einer Coaching-Webseite

Hosting

Dein Anbieter für das Hosting verarbeitet bei jedem Besuch technische Daten wie die IP-Adresse. Mit ihm schließt du einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO, den die meisten Anbieter fertig bereitstellen.

Kontaktformular

Frag im Formular nur ab, was du für die Antwort brauchst, also meist Name, E-Mail-Adresse und Nachricht. Jedes zusätzliche Pflichtfeld braucht einen Grund.

Statistik und Cookies

Für Cookies und ähnliche Techniken, die nicht für den Betrieb der Seite nötig sind, brauchst du in Deutschland nach § 25 TDDDG die Einwilligung der Besucher. Viele kleine Webseiten verzichten deshalb auf Werbecookies und nutzen eine Statistik, die ohne Cookies auskommt. Auch dann gehört sie in die Datenschutzerklärung.

Terminbuchung und Newsletter

Werkzeuge für die Terminbuchung und den Newsletter verarbeiten Namen und E-Mail-Adressen. Auch sie nennst du in der Erklärung, und mit ihren Anbietern schließt du einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Mehr dazu steht in den Ratgebern Online-Terminbuchung auf der Webseite und Newsletter für Coaches.

Gesundheitsdaten in Praxen

Angaben über körperliche oder seelische Beschwerden sind Gesundheitsdaten, die Art. 9 DSGVO besonders schützt, und auch das Schweizer DSG zählt sie zu den besonders schützenswerten Personendaten. Für Therapeuten und Heilpraktiker heißt das, dass ein Kontakt- oder Buchungsformular nicht nach Beschwerden oder Diagnosen fragen sollte. Den Grund des Besuchs besprichst du besser im ersten Gespräch. Wer trotzdem solche Angaben über die Webseite aufnimmt, braucht eine ausdrückliche Einwilligung und eine besonders gesicherte Übertragung.

Woher die Erklärung kommt

Für kleine Webseiten gibt es Generatoren, die eine Erklärung aus deinen Angaben zusammenstellen. Sie sind ein guter Anfang, wenn du alle eingebundenen Dienste vollständig angibst und die Erklärung anpasst, sobald du ein neues Werkzeug einbindest. Ein Beispiel für den Aufbau findest du in unserer eigenen Datenschutzerklärung.

Dieser Ratgeber erklärt die Rechtslage so, wie wir sie am 30. Oktober 2026 in den Gesetzestexten nachgelesen haben. Er ersetzt keine Rechtsberatung, und für deinen eigenen Fall fragst du am besten eine Anwältin, einen Anwalt oder deinen Berufsverband.

Wenn wir deine Webseite bauen, halten wir die Zahl der eingebundenen Dienste klein und listen dir alle auf, damit deine Erklärung vollständig wird. Unser Angebot für Praxen steht auf der Seite Webseite für Therapeuten, und welche Pflichtangaben sonst dazugehören, zeigt der Ratgeber Impressum für Coaches und Praxen.

Dieser Ratgeber gehört zur Reihe «Recht für Praxen und Coaches». Davor steht der Ratgeber Impressum für Coaches und Praxen, und danach folgt der Ratgeber Barrierefreie Website: Pflicht?.

Häufige Fragen