Online-Terminbuchung auf der Website: So buchen Klienten ihren Termin direkt bei dir
Mit einer Online-Terminbuchung wählen Klienten auf deiner Webseite selbst einen freien Termin und erhalten sofort eine Bestätigung per E-Mail. Für Coaches und Praxen spart das Telefonate und Hin und Her, und Interessenten können auch abends buchen, wenn sie sich gerade entschieden haben. Wichtig sind ein Werkzeug, das sich mit deinem Kalender verbindet, ein gut sichtbarer Knopf und ein Formular, das nur das Nötigste abfragt.
Wie eine Online-Buchung funktioniert
Ein Buchungswerkzeug liest deinen Kalender und zeigt nur die Zeiten an, in denen du frei bist. Der Klient wählt einen Termin, gibt Name und E-Mail-Adresse ein und bekommt eine Bestätigung mit allen Angaben, bei Online-Terminen auch mit dem Link zum Videogespräch. Vor dem Termin erinnert ihn das Werkzeug per E-Mail.
Wir nutzen auf unserer eigenen Seite ein solches Werkzeug für das kostenlose Analyse-Gespräch. Du kannst es dir auf der Seite Frequenz-Probe ansehen.
Welches Werkzeug passt
Es gibt einfache Werkzeuge für Einzelpersonen und umfangreiche Programme für Praxen mit mehreren Behandlern. Achte bei der Wahl darauf, dass sich das Werkzeug mit deinem Kalender verbindet, dass du Pausen und Pufferzeiten einstellen kannst und dass Klienten selbst verschieben oder absagen können. Für Praxen ist außerdem wichtig, wo der Anbieter die Daten speichert und ob er einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung anbietet.
Wo die Buchung auf die Webseite gehört
Der Knopf zur Buchung steht auf der Startseite gleich unter der Überschrift, am Ende jeder Angebotsseite und im Kopf der Seite. Er trägt überall dieselbe Aufforderung, etwa «Buche jetzt dein kostenloses Erstgespräch». Wie du einen solchen Knopf formulierst und wohin er führt, steht im Ratgeber Landingpage für Coaches.
Du kannst den Kalender direkt in die Seite einbetten oder auf eine eigene Buchungsseite verlinken. Eingebettet bleibt der Besucher auf deiner Webseite, verlinkt lädt deine Seite schneller.
Datenschutz bei der Online-Buchung
Das Buchungswerkzeug verarbeitet Namen, E-Mail-Adressen und Termine, und deshalb gehört es in deine Datenschutzerklärung. Mit dem Anbieter schließt du einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Für Praxen gilt zusätzlich, dass das Formular nicht nach Beschwerden oder Diagnosen fragen sollte, weil das Gesundheitsdaten sind, die besonders geschützt werden. Mehr dazu erklärt der Ratgeber Datenschutz auf der Webseite.
Absagen und Ausfälle
Schreib deine Regel für Absagen auf die Webseite und in die Bestätigung, etwa bis wann ein Termin kostenlos verschoben werden kann. Eine klare Regel, die der Klient vor der Buchung lesen kann, vermeidet unangenehme Gespräche.
Wenn wir deine Webseite bauen, binden wir dein Buchungswerkzeug ein und führen jede Seite zu diesem einen Schritt. Unser Angebot für Coaches steht auf der Seite Webdesign für Coaches.
Dieser Ratgeber gehört zur Reihe «Die eigene Praxis aufbauen». Davor steht der Ratgeber Praxisname finden.
Häufige Fragen
Lohnt sich eine Online-Terminbuchung für eine kleine Praxis?
Ja, in den meisten Fällen. Sie spart Telefonate und lässt Interessenten auch abends buchen, wenn sie sich gerade entschieden haben.
Wo sollte der Buchungsknopf auf der Website stehen?
Er steht am besten auf der Startseite unter der Überschrift, am Ende jeder Angebotsseite und im Kopf der Seite, überall mit derselben Aufforderung.
Was muss ich beim Datenschutz beachten?
Nenne das Werkzeug in deiner Datenschutzerklärung, schließe einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung ab und frage im Formular keine Gesundheitsdaten ab.